Retningslinjer for personvern

Denne personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger i:

FunNordic ApS

Rugkobbel 260

6200 Aabenraa, Danmark

Kontaktperson: Caroline Rasmussen – personopplysningsansvarlig

Telefonnummer: +45 93 93 04 99

E-post: cr@funnordic.dk

CVR-nummer: 32 27 70 20

(Heretter kalt «Selskapet»)

Innledning:

Vi behandler dine personopplysninger i forbindelse med at du kontakter selskapet i forbindelse med kunde- eller leverandørforhold. Vi samler inn opplysninger fra kontaktskjemaet på vår egen nettside (nettbutikk), ved telefonisk kontakt med oss, og hvis du som leverandør tar kontakt med selskapet.

Du er alltid velkommen til å kontakte selskapet på ovennevnte opplysninger dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, databehandling eller andre forhold knyttet til personopplysningsloven.

Alle personopplysninger behandles i samsvar med reglene i dansk lov og EUs personvernforordning (Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger og om opphevelse av direktiv 95/46/EF (personvernforordningen) (EØS-relevant tekst)).

Informasjon om dette:

Kunder:

For private kundeforhold samler vi inn informasjon om deg når du kontakter selskapet. Informasjonen omfatter navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

For bedriftskunder samler vi inn informasjon om deg når du kontakter selskapet. Opplysningene omfatter navn, telefonnummer og e-postadresse, og i noen tilfeller samler vi også inn opplysninger om ansettelsesforholdet ditt, herunder stillingstittel, firmaadresse og CVR-nummer.

Utover det som er nevnt ovenfor, behandler ikke selskapet personopplysninger om kunder under et vanlig kundeforhold. Hvis vi har behov for å behandle ytterligere opplysninger om deg, vil du bli informert om dette før vi samler inn opplysningene.

I noen tilfeller innhenter vi opplysninger om deg fra offentlige registre. Du vil bli informert om dette etter at innhentingen er foretatt, sammen med en kvittering på grunnlaget for innhentingen av opplysningene.

Vi behandler ikke konfidensiell og/eller sensitiv informasjon om deg i vårt kundeforhold.

Leverandører:

Vi samler inn opplysninger om deg dersom du er representant for en av våre leverandører. Opplysningene omfatter navn, telefonnummer og e-postadresse. Ellers registrerer vi ingen personopplysninger om deg i ditt ansettelsesforhold.

Vi registrerer våre leverandører med firmaadresse, CVR. Nr. og i noen tilfeller registrerer vi representantens stillingstittel hvis dette er oppgitt i vår øvrige kommunikasjon.

Vi behandler ikke konfidensiell og/eller sensitiv informasjon om våre kontaktpersoner hos leverandørene.

Ansatte:

Vi samler inn opplysninger om deg som ansatt, frem til og under ditt ansettelsesforhold hos oss. Disse opplysningene omfatter navn, adresse, telefonnummer, e-post, stillingstittel, bankopplysninger, lønn, størrelse på klær og sko osv. Alle disse opplysningene er generelle opplysninger som vi enten har mottatt fra deg eller hentet fra offentlige registre.

Vi behandler også opplysninger om ditt CPR-nummer, spesielle sosiale problemer og dine økonomiske forhold. Dette gjør vi når vi har behov for å innhente opplysninger om lønn og lignende, og opplysningene innhentes fra deg i forbindelse med ansettelsen.

Vi behandler noen få taushetsbelagte opplysninger, blant annet fagforeningsopplysninger, helseopplysninger ved sykdom, eventuelt genetiske eller biometriske opplysninger dersom det skal tilrettelegges spesielt på arbeidsplassen eller lignende. Hvis vi har behov for å behandle andre konfidensielle opplysninger om deg, vil du bli varslet separat.

Felles:

For dokumentasjon av utført arbeid og til markedsføringsformål tar vi bilder av ulike elementer. Disse bildene kan omfatte personer i eller rundt selskapet. Vi bruker bilder som vi har rettigheter til, selv om de inneholder identifiserbare personer.

Formål:

Formålet med å behandle personopplysninger om våre kunder er å identifisere kunden for å kunne levere den avtalte tjenesten til deg som kunde. Dette gjør vi i henhold til personopplysningsforskriften artikkel 6 nr. 1 bokstav B, avtaleforhold.

Vi behandler også opplysninger om deg som kunde for å kunne foreta økonomisk oppgjør, sporbarhet i selskapet og dokumentasjon av utført arbeid. Dette gjør vi i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav F, berettiget interesse.

Formålet med behandlingen av personopplysninger om våre leverandører er løpende samarbeid for intern kunnskap, registrering av økonomiske mellomværender og dokumentasjon av inngåtte skriftlige avtaler. Dette gjør vi også i samsvar med personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav B, avtaleforhold, og artikkel 6 nr. 1 bokstav F, berettiget interesse.

Formålet med behandlingen av opplysninger om våre ansatte er personal- og lønnsadministrasjon, samt oppfyllelse av gjensidige avtaleforpliktelser. I tillegg er formålet med deler av behandlingen å gjøre det mulig for den ansatte å utføre sine arbeidsoppgaver i selskapets systemer og å gjøre det mulig for den ansatte å kommunisere med omverdenen på vegne av selskapet. Vi utfører denne behandlingen på grunnlag av arbeidsavtalen og tilhørende forpliktelser, jf. personopplysningsloven § 12 og personopplysningsforskriften artikkel 6 nr. 1 bokstav B.

Utlevering av opplysninger:

Vi utleverer i alle tilfeller opplysningene dine til våre databehandlere. Dette gjør vi for å opprettholde et høyt nivå av IT-sikkerhet og sikkerhet mot tap av dine opplysninger.

Alle selskapets databehandlere arbeider under en databehandleravtale som er inngått med selskapet, og våre databehandlere overvåkes kontinuerlig med hensyn til overholdelse av IT-sikkerhet og endringer.

Databehandleravtaler kan fremlegges på forespørsel fra den registrerte.

I noen tilfeller utleverer vi opplysningene dine til våre samarbeidspartnere for å kunne levere spesifikke tjenester som du som kunde har bedt om, og i så fall vil du bli informert om utleveringen etter at den har funnet sted, samt hvem som er mottaker av opplysningene dine. Vi utleverer også opplysninger om våre samarbeidspartnere til våre kunder for å avklare konkrete tjenester som kunden har bestilt. Som forretningspartner vil du bli informert om utleveringen etter at den har funnet sted, og om hvem som er mottaker av opplysningene dine.

Lagring og behandling av data:

Selskapet lagrer opplysningene dine i våre IT-systemer. Alle data registreres elektronisk for å muliggjøre gjenfinning av data og for å minimere risikoen for datainnbrudd.

Opplysninger som ikke mottas elektronisk, overføres til en elektronisk versjon, og deretter destruerer vi fysiske kopier.

Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine slik at ikke alle ansatte har tilgang til alle opplysningene. De ansatte som arbeider med registrering og behandling av personopplysninger i selskapet, følger instrukser fra selskapets ledelse.

Lagringsperioder:

Vi lagrer opplysningene dine i henhold til reglene i den danske bokføringsloven (5 år pluss inneværende regnskapsperiode) og annen relevant lovgivning. Hvis opplysningene dine ikke brukes til økonomisk dokumentasjon, slettes de senest 36 måneder etter siste kontakt.

Ved garantier til våre kunder og fra våre leverandører vil selskapet lagre dine opplysninger inntil garantiperioden er utløpt pluss inntil 6 måneder.

Ved tvister lagres opplysningene dine til saken er avgjort og alle parametere i avgjørelsen er oppfylt for alle parter.

Henvendelser:

Vi behandler alle henvendelser om personopplysninger og relaterte retningslinjer innen de fastsatte tidsfristene. Dette betyr at vi vil svare på din henvendelse om dine opplysninger så snart som mulig og uten unødig forsinkelse.

Hvis vi ikke har noen opplysninger om deg, vil du få beskjed om dette under dette systemsøket.

Vi forbeholder oss retten til å behandle svar på forespørsler om innsyn, retting osv. innen fire uker etter mottak.

Dine rettigheter:

I forbindelse med selskapets behandling av dine personopplysninger har du følgende rettigheter.

Rett til innsyn i hvilke opplysninger selskapet har om deg og hvordan de behandles. Rett til retting av uriktige opplysninger. Opplysninger som var korrekte på innsamlingstidspunktet, vil imidlertid ikke bli rettet. Retten til å bli slettet i våre systemer og til å stoppe videre behandling. Retten til å protestere mot behandlingen hvis det kan bevises at behandlingen ikke faller inn under formålsbestemmelsen. Retten til å klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

Du kan lese mer om rettighetene dine på Datatilsynets nettsider, i veiledningen. Bruk lenken rett over.

I tillegg er du velkommen til å kontakte selskapet på ovennevnte informasjon for andre relaterte spørsmål.